Het traject van producent naar verkoper kan via veel schakels verlopen. Met name bij internationale zendingen kunnen er behoorlijk wat tegenslagen zijn. Een groot deel hiervan is te voorkomen, al weten veel ondernemers niet precies hoe. Dat is niet zo verbazingwekkend. Er zijn namelijk veel stappen, veel termen en veel afwijkende ‘standaarden’. Incoterms zijn bedacht om dit traject eenvoudiger te maken met standaard terminologie waar alle stakeholders en uitvoerende partijen bekend mee zijn. Standaardisering in de forwarding sector is een ontwikkeling waar we bij Ecommerceforwarding.com vrolijk van worden. Want dit betekent minder kans op fouten, vertragingen en ruis op de lijn. Met Incoterms kun je de taalbarrière overbruggen. Je zult dan wel eerst een aantal termen moet leren.
Incoterms is een verkorte versie van International Commercial Terms. Het betreft een internationale standaard waarin de rechten en plichten van de koper en verkoper bij internationaal goederentransport is vastgelegd. Deze standaard is ontwikkeld door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC). De eerste versie werd opgesteld in 1936 en de laatste revisie vond plaats in 2020. De Engelstalige versie is de leidende editie van de regels. Er zijn geautoriseerde vertalingen beschikbaar via de nationale afdeling van de ICC. In de Incoterms wordt vastgelegd wat de verplichtingen zijn voor koper en verkoper, wie verzekeringen en documentatie regelt, voor welk deel van het traject en waar de verantwoordelijkheden formeel worden overgedragen aan de koper.
Iedere term staat voor standaard afspraken die tussen partijen gemaakt worden met een verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Er zijn elf afkortingen die ieder een specifieke set aan voorwaarden vertegenwoordigen:
De verplichtingen die in de Incoterms zijn opgenomen beperken zich niet alleen tot de verkoper, ook de inkoper ziet in een oogopslag wat er geregeld moet worden. Er zijn namelijk een aantal standaard procedures die in ieder traject doorlopen worden. Wie regelt bijvoorbeeld de verzekeringen? De drie-letter code staat voor een set aan regels en de taakverdeling die voor alle partijen duidelijk zijn. Zo kan er geen misverstand bestaan over wie de vracht ophaalt, hoe het traject verloopt en welke kosten door een partij worden gedragen.
Goederen kunnen meerdere malen worden overgedragen. Bij iedere stap kunnen er weer kosten gemoeid zijn, er kan BTW worden berekend etc. Als je goederen invoert of uitvoert dan is het van groot belang om te weten onder welke voorwaarden dit plaatsvindt en welke kosten in de prijs zijn inbegrepen. Als de leverancier de pallets op een vrachtschip dumpt en jou voor de rest verantwoordelijk houdt, dan moet je zelf nog veel regelen en kosten maken. Als het een A tot Z overeenkomst betreft dan weet je op voorhand dat er geen extra kosten mee gemoeid zijn tot aan het magazijn. Of de stappen allemaal soepel verlopen is dan in handen van de forwarder. Je kunt als inkoper dus zelf kiezen welke verantwoordelijkheden je op je neemt en wat je wilt uitbesteden.
De standaard locaties waar een vracht langskomt zijn:
Afhankelijk van de situatie kunnen er meerdere tussenliggende locaties zijn. Als er goederen vanuit meerdere bronnen vervoerd worden dan lijkt het behoorlijk veel op jongleren. Zorg dat de balletjes niet uit handen vallen, hoeveel kun jij aan?
De specifieke situatie zal per onderneming verschillen, maar wanneer het transport buiten de Europese Unie betreft dan is FCA (Free Carrier) eigenlijk de minimale optie. In dat geval regelt de verkoper de uitvoer inclusief documentatie. De goederen worden aan boord geladen in een voertuig op de locatie die vooraf vastgelegd wordt. Alles wat dus buiten Europa plaatsvindt is dan voor je geregeld. Je kunt ook meer handelingen uitbesteden, maar in de meeste gevallen is FCA een meer geschikte optie dan EXW waarbij je nagenoeg alles zelf moet regelen.
Je ontvangt als e-commerce onderneming in Nederland een offerte voor een vracht vanuit China. De verkoper draagt zorg voor het vervoer, de verzekering en het lossen van de goederen in het land. De verkoper zal ook de douaneaangifte verzorgen inclusief de documenten voor uitvoer. Bij FCA moet de inkoper wel het vrachtschip regelen dat de goederen zal vervoeren naar Nederland. Ook moet de invoer aangifte opgesteld en ingediend worden. Dan zullen er vervolgens invoerrechten en BTW worden afgedragen. De vracht wordt dan van de haven vervoerd naar het magazijn in Nederland.
De Incoterm EXW ofwel Ex Works wordt in Nederland Af fabriek genoemd. In deze situatie heeft de verkoper minimale verplichtingen, bijna alle handelingen komen op het bordje van de inkoper te liggen. De term EXW wordt vaak toegepast op de oorspronkelijke offerte. Zo weet je wat de netto inkoopkosten zijn voor het product zonder verdere afspraken over het vervoer. Dit is dus een aanzienlijk lager bedrag dan je uiteindelijk moet betalen op het moment dat jouw vracht in Nederland aankomt.
Voor een initiële offerte is EXW geen bezwaar, voor import naar Nederland vanuit een land buiten de EU is het echter geen geschikte overeenkomst. In de eerste plaats moet je in het land van herkomst het transport regelen van de fabriek naar de haven. Daar moet je de douane papieren regelen. Het transport aan boord is standaard niet verzekerd dus daar moet je ook voor zorgen. Naast veel werk en risico’s zullen de kosten ook flink oplopen.
Naast de uitdagingen van EXW bij import is het eigenlijk helemaal geen optie bij export buiten de EU. De koper wordt dan namelijk verantwoordelijk gesteld om de uitvoeraangifte te regelen bij de Nederlandse douane. De exporteur die genoemd wordt in deze aangifte moet sinds oktober 2020 gevestigd zijn in de EU. Dit betekent dat het buitenlandse bedrijf binnen de EU een expediteur moet zien te strikken die op de uitvoeraangifte vermeld wordt. Zo scheep je de klant op met allerlei verantwoordelijkheden wat gewoon niet praktisch is.
Daarnaast moet je als verkoper oppassen met het BTW-nultarief. Als je exporteert vanuit de EU naar een land buiten de EU dan mag je factureren zonder BTW. Je moet in dit geval kunnen bewijzen dat de goederen de Europese Unie hebben verlaten. Aangezien de koper verantwoordelijk is voor alle documenten moet je de Confirmation of Exit in handen zien te krijgen. Als dit niet lukt dan moet je als leverancier de BTW op de geleverde goederen afdragen.
Met Incoterms spreekt iedereen dezelfde taal. Uiteraard zullen er altijd uitdagingen blijven in de communicatie bij freight forwarding, maar het is zeker een stap in de juiste richting. Wil je zelf als e-commerce ondernemer goederen importeren of exporteren? Laat dan wat van je horen. Het team van Ecommerceforwarding heeft een uitgebreid netwerk opgebouwd en we wijzen je graag in de juiste richting. Zo kunnen we elkaar als e-commerce ondernemers ondersteunen om samen te groeien.