Voor middernacht besteld, de volgende dag in huis. Boodschappen binnen tien minuten geleverd. We zijn verwend als consument, maar als ondernemer lopen de zweetdruppels over ons voorhoofd om dit voor elkaar te krijgen. Zeker als je producten uit het buitenland inkoopt kan het een race tegen de klok zijn om op tijd te kunnen leveren. Bij Ecommerceforwarding.nl werken we dagelijks aan ons geduld. Dat blijft lastig, ondernemers houden immers niet van wachten. Als je vertraging binnen forwarding wilt voorkomen dan hebben we op deze pagina de meest voorkomende knelpunten voor je opgesomd. Wil je maatwerk advies om jouw bestellingen snel en betrouwbaar vanuit het buitenland naar Nederland te vervoeren? Neem dan gerust even contact met ons op voor meer informatie.
Je wilt van je werk naar huis, dan blijken de treinen niet te rijden. Of er is een staking bij de busmaatschappij. Openbaar vervoer klinkt aantrekkelijk tot je er gebruik van maakt. De volgende dag ga je dan toch maar weer met je auto in de file staan. Dat schiet ook niet op, maar dan kun je in ieder geval de airco aanzetten en luisteren naar jouw favoriete muziek. Als dit soort korte afstanden al zoveel vertraging opleveren dan kun je deze problemen uiteraard ook verwachten bij goederen importeren vanuit het buitenland. Hier zijn de voornaamste redenen dat goederen later arriveren dan gepland:
Veel producten zijn sterk afhankelijk van één of enkele leveranciers. Zo hebben we in 2022 ontdekt dat Oekraïne vol staat met zonnebloemen waar onze frituurolie vandaan komt. Gas halen we niet alleen uit Groningen, maar ook uit Rusland. Een oorlog tussen twee landen kan de productieketen wereldwijd lam leggen. Een gebrek aan grondstoffen kan een reden zijn voor vertraging.
Jouw zaak loopt goed en je wilt opschalen. De leverancier is dolblij met jouw grote bestelling, maar als ze moeten leveren dan druppelen de pallets op een slakkengang naar buiten toe. Sommige leveranciers geven voorkeur aan de grote klanten en zetten jou zomaar in de wachtrij terwijl andere fabrieken gewoon niet aan de vraag kunnen voldoen. Snel overstappen naar een andere leverancier is vaak geen optie.
De vracht wordt per trein of via vrachtwagen netjes afgeleverd op het depot bij de douane. En daar blijft de vracht staan tot de spinnenwebben zichtbaar zijn. Dozen moeten geopend worden, pallets gewogen en nog veel meer capriolen om de vracht op een schip of vliegtuig te krijgen. Douane beambten hebben geen boodschap aan jouw belangen, ze volgen trouw de regeltjes op, hoe lang dit ook mag duren.
Die grote containerschepen zijn complete ecosystemen die over het water drijven. Het is een soort dorp op het water, even een korte route nemen is niet mogelijk. Schepen kunnen vertraging oplopen door drukte op een traject of bijvoorbeeld een ongeval met een ander schip dat de weg blokkeert. Ook met vliegverkeer kunnen er problemen zijn, een vertraging per schip kan echter lang duren. Laten we hopen dat de trend niet voorbij is voor je die producten geleverd krijgt.
Dit is misschien wel de voornaamste reden waarom vertraging bij transport ontstaat en tegelijkertijd de schakel waar je zelf de meeste invloed op hebt. Bij Ecommerceforwarding.nl hameren we op het belang van een betrouwbare forwarder met ervaring. Dan word je niet alleen veel werk uit handen genomen, deze professionals weten hoe ze moeten communiceren met alle stakeholders in de keten. Zij weten of beloftes waargemaakt kunnen worden en welke documenten er zeker bij de vracht aanwezig moeten zijn. Je moet begrijpen dat het meestal geen kwestie is van onwil of sabotage, maar gewoon een gebrek aan duidelijke communicatie en afspraken.
Dit zijn de voornaamste redenen waarom vertraging in logistiek zo vaak voorkomt. Laten we ook eens kijken hoe we risico’s kunnen verminderen.
Laten we vooropstellen dat je vertraging niet altijd kunt voorkomen. Er zijn nou eenmaal zaken die niet voorspelbaar zijn. Let vooral op de schakels in de keten waar je wél invloed op kunt uitoefenen.
We hebben leveranciers in meervoud gezet omdat het verstandig is om jouw risico’s te spreiden. Dit is helaas niet in alle sectoren mogelijk, maar als je goederen kunt inkopen bij meerdere leveranciers dan kan dit zeker een oplossing zijn. Als één partij niet kan leveren dan lukt het nummer twee misschien wel. Ook hierbij is communicatie weer van belang. Zo is er met name in Azië de gewoonte om ‘ja’ te zeggen als er iets gevraagd wordt. Dit is niet alleen om grote opdrachten binnen te slepen, maar het heeft ook met een cultuur van beleefdheid te maken. Als je ooit in een Aziatisch land aan een taxichauffeur hebt gevraagd of ze jouw hotel weten te vinden, dan heb je vast ervaring met de ‘ja’ cultuur. Nederlanders zijn een meer directe manier van communiceren gewend waarmee wij overigens de uitzondering op de regel zijn. Houd er dus rekening mee dat ‘ja’ of ‘misschien’ soms gewoon ‘nee’ betekent.
Deze oplossing ligt voor de hand, maar hier gaat het helaas vaak mis. De douane zit heus niet te springen om bedrijven dwars te zitten, die zetten ook liever een stempel op inklaringsdocumenten om wat vroeger een lunchpauze te nemen. Maar zij moeten zich als robots aan protocollen en regels houden, anders verliezen ze hun baan. Als jij of een forwarder zorgt voor papieren met de juiste codes, certificaten en formatting dan zul je merken dat het logistiek proces veel sneller zal verlopen. Daarnaast is het van belang dat de juiste stempels en handtekeningen worden gezet om aan de andere kant van het kanaal niet alsnog te stranden.
Als je kleinere aantallen importeert dan kun je pallets delen. Daar hoef je zelf niets voor te doen, de forwarder zorgt dat iedere pallet vol komt te staan met goederen van meerdere afnemers. Helaas komt het voor dat er soms dozen op een pallet staan die ‘verdacht’ zijn of waar iets niet mee in orde is. Als die op jouw gedeelde pallet staan dan loop je kans op vertraging of zelfs helemaal geen levering van jouw goederen. Als je volledige pallets kunt bestellen dan loop je minder risico, maar dit is zeker voor kleinere ondernemers niet altijd een optie.
Probeer niet een paar euro te besparen op goederen die duizenden euro’s waard zijn, regel de verzekeringen van A tot Z. Afhankelijk van de afspraken die je maakt met de forwarder wordt dit voor je geregeld. Het komt regelmatig voor dat ondernemers niet precies weten waar de verantwoordelijkheid van de leverancier eindigt en waar die van de afnemer begint. Denk aan de bekende ‘Freight On Board” (FOB) code waarbij je zelf moet zorgen voor de verzekering vanaf het moment dat de vracht aan boord staat. Als een schip op de oceaan kapseist dan moet jouw bedrijf niet ook onder water duiken.
Weet jij hoeveel schakels er in de keten van leverancier tot aan jouw magazijn zijn? De meeste inkopers weten dit niet, het hoeft ook niet als je gebruik maakt van een betrouwbare forwarder. Toch is het zeker niet verkeerd om het volledige plaatje in kaart te brengen voor je eigen beeldvorming. Dit hoef je niet allemaal zelf uit te zoeken, jouw logistieke partner kan dit je vertellen. Als er dan ergens vertraging oploopt dan kun je een schatting maken van de risico’s die je loopt met betrekking tot jouw zaak en voorraad.
Groter inkopen is bijna altijd goedkoper bij de leverancier. Toch kan het financieel aantrekkelijk of zelfs noodzakelijk zijn om kleiner in te kopen. Vloeroppervlak in het magazijn kost ook geld, korting geven op oude voorraad brengt je winst omlaag. Je moet die balans zien te vinden tussen artikelen op voorraad houden, maar niet te veel inkopen. Dit is een proces waarin je moet groeien en leren.
Als je promoties, kortingen of acties voert in jouw winkel of webshop zorg dan dat je beloftes kunt inlossen. Een aanbieding zonder voorraad is niet bepaald een goede manier om klanten aan jouw merk te binden. Als je voor een prikkie een grote levering kunt bestellen begin dan niet met een reclamecampagne als je niet zeker bent van levering. Betreft het producten die al gereed zijn? Zijn er momenteel vertragingen bekend op de route? Wat is de marge in tijd tussen inkoop en actie? Je hoeft heus niet altijd te wachten met het plannen van een promotie tot je de goederen in jouw magazijn hebt liggen, maar je zult wel risico’s moeten afwegen.
Wat je niet hebt, kun je ook niet verkopen.
Wil je meer weten over forwarding en vertraging? Neem contact op met het team van Ecommerceforwarding voor meer informatie.