Je hebt een leuke partij goederen op de kop getikt. De winstmarge is netjes, laat die pallets maar komen! Maar dan gaat het mis als je de rekening gepresenteerd krijgt, het uiteindelijke bedrag valt aanzienlijk hoger uit dan wat er op de offerte vermeld stond. Dit komt regelmatig voor bij internationale vrachten, bij Ecommerceforwarding.nl krijgen we hier regelmatig vragen over. Hoe is het mogelijk dat de prijs niet overeenkomt met de offerte?
Op de pagina over Incoterms kun je meer lezen over deze standaard rechten en plichten zoals deze zijn opgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel. Er zijn 11 sets aan leveringsvoorwaarden waarvan er 4 specifiek gericht zijn op transport per boot. Voorwaarden die aan bod komen zijn de verplichtingen wederzijds, wie verantwoordelijk is voor verzekeringen en machtigingen en het punt waarop de kosten en risico’s worden overgedragen van de verkoper naar de koper.
De kosten voor de inkoper vallen het hoogste uit bij EXW (Ex Works) wat staat voor goederen die vanaf de fabriek komen. De minste bijkomende kosten betaal je bij DDP wat staat voor Delivery Duty Paid. Dit betekent dat het een franco levering betreft inclusief rechten. Als je niet oplet met de voorwaarden in de offerte dan kunnen de meerkosten voor vervoer hoger uitvallen dan de goederen op zich. Ecommerceforwarding.nl adviseert daarom gebruik te maken van een forwarder die alles voor je kan regelen.
Dit is eigenlijk een heel eenvoudige fout maar juist hierdoor loopt het regelmatig mis. BTW staat voor Belasting Toegevoegde Waarde. De Engelse term is VAT ofwel Value Added Tax. De meeste landen in de wereld hebben een dergelijk systeem om de nationale kas te spekken. In Europa is de wetgeving voor consumenten aangescherpt, bij goederen die verkocht worden aan consumenten moet altijd het bedrag inclusief BTW worden weergegeven. Bij B2B is dit niet verplicht. Nette webshops laten bedrijven kiezen voor prijzen inclusief of exclusief BTW, maar dit is geen verplichting.
BTW kan een gevaarlijke valkuil zijn. Als ondernemer kun je de BTW terugvorderen als het zakelijke investeringen betreft. Maar je moet dit bedrag juist weer afdragen op producten die je verkoopt. Als je een product inkoopt voor 100 euro exclusief 21 procent BTW en verkoopt voor 200 euro exclusief 21 procent BTW dan moet je in beginsel 42 euro aan de Belastingdienst afdragen. 21 euro kun je terugvorderen dus er blijft nog 21 euro over om te betalen. Als je met kleine marges werkt dan kan verkeerd rekenen je opbreken.
In Nederland is er 21 procent BTW, 6 procent en 0 procent. Per land kunnen deze heffingen anders zijn. Zo kan er 9 procent op het offertebedrag bijkomen terwijl je in Nederland 21 procent moet afdragen. Afwijkende tarieven en onduidelijke offertes kunnen ervoor zorgen dat je administratie erg onoverzichtelijk wordt en dat je onder de streep minder inkomsten hebt dan je vooraf had verwacht. Heel eenvoudig gesteld bestaat BTW niet voor de ondernemer omdat je het afdraagt of terugvordert, maar de rekensom kan zeker met internationale transacties snel complex worden.
Als je buiten de EU inkoopt dan vindt er valuta conversie plaats. Jij handelt in euro’s, maar buiten de EU werken ze met andere munteenheden. In China is het Renminbi (RMB), in Japan werken ze met de Yen (JPY) en in de Verenigde Staten gebruiken ze dollars (USD). En in Canada, Australië, Hong Kong, Jamaica en nog een flink aantal andere landen. Per dollar zal de valuta conversie anders zijn, let dus goed op de valuta code.
Op welk moment wordt de prijs vastgesteld en wanneer moet je betalen? Zeker wanneer je handelt met landen die een sterk fluctuerende valuta hebben kunnen de prijzen sterk veranderen van dag tot dag. Is het bedrag op de offerte in de lokale valuta? Dan moet je nagaan op basis van welke conversie sleutel gerekend wordt. Wordt jouw vracht via meerdere landen vervoert? Dan kun je te maken krijgen met diverse kosten in verschillende valuta.
Op het aangiftebiljet in Nederland moet je kosten opgeven in euro. Je moet dan zelf de conversie berekenen op basis van de koers die op het moment van aankoop van toepassing was. Op een offerte of rekening wordt deze informatie doorgaans niet vermeld. Vraag het na bij jouw administratiekantoor.
Prijzen vergelijken van leveranciers kan een zeer frustrerend proces zijn. Wat zit er precies inbegrepen in de prijs? Soms ligt de prijs voor het product laag, maar komen er hoge ‘shipping & handling’ kosten bij. Soms is de verzending standaard verzekerd, maar niet altijd. Er zijn bulkproducten die met of juist zonder verpakking worden geleverd. Of sommige meerkosten worden op de offerte niet genoemd omdat ze ‘vanzelfsprekend’ zijn binnen de sector.
Als het niet op de offerte vermeld staat dan moet je ervan uitgaan dat het niet inclusief is. Vraag het na, laat het controleren door je forwarder, aannames maken of zelf conclusies trekken is niet slim. Als een leverancier niet duidelijk is in de communicatie dan moet je misschien toch de deal laten schieten en iemand anders kiezen die wel alles netjes op papier zet.
Dit is een probleem dat vaak voorkomt terwijl het eigenlijk niet nodig is. Je krijgt bijvoorbeeld een offerte binnen voor 1000 stuks. Omdat je niet een groot risico wilt nemen of omdat je niet over voldoende liquide middelen beschikt plaats je een order voor 500 stuks. Dan krijg je de factuur en de prijs per eenheid ligt opeens veel hoger. Je kreeg namelijk in eerste instantie een offerte met staffelkorting waar je voor het lagere bestel volume geen recht op hebt. Wellicht stond dit in de kleine lettertjes van de offerte of op de productpagina van de groothandel. Als er meerdere bronnen, contactpersonen en mensen binnen de eigen onderneming betrokken zijn bij de order dan kan dit soort informatie verloren gaan. Als je wilt afwijken van de oorspronkelijke offerte vraag dan om een nieuwe orderbevestiging met daarop de gewijzigde details.
Kleine lettertjes leest niemand graag, als ze ook nog eens in een taal zijn geschreven die je niet beheerst dan wordt het erg lastig om de voorwaarden te begrijpen. Iedere betrokken partij heeft rechten en plichten, zorg dat je weet waarvoor je tekent. Een forwarder kan een belangrijke rol vertolken en ruis op de lijn wegnemen. Als je vragen hebt over de terms & conditions dan moet er altijd iemand zijn die je antwoord kan geven.
Heb je nog vragen over de informatie op deze pagina? Neem dan even contact op met het team van Ecommerceforwarding.nl voor meer informatie over internationaal goederen inkopen.