Als je actief bent in e-commerce dan ken je de term ‘lead’ ongetwijfeld. Het gaat hierbij over potentiële klanten die je door de sales funnel moet leiden. Er zijn dan meerdere stappen die de lead moet nemen om de geïnteresseerde te converteren tot betalende klant. Op deze pagina hebben we het over ‘lead time’. Dit is een term die te maken heeft met de productie van goederen. Ook hierbij is er een traject dat afgelegd moet worden waarbij je niet altijd zoveel controle hebt als je zou willen. Hoe werkt lead time en op welke wijze kan forwarding je helpen om producten op voorraad te houden?
Lead time is een commerciële term die staat voor de tijd die het kost om van een opdracht tot het eindresultaat te komen. Stel, je verkoopt fietsen direct van de fabriek. Je bestelt 1000 fietsen bij een fabriek in China. De tijd die het kost om van bestelling tot meerdere pallets met fietsen te komen is de lead time. Het vervoer van China naar Nederland telt niet mee, dit zal de forwarder voor je regelen. Overigens kan de forwarder ook al eerder betrokken worden in het proces maar daarover verderop meer.
Lead time speelt een belangrijke rol bij voorraadbeheer. Je moet ervoor zorgen dat je snel kunt leveren. Indien mogelijk uit voorraad, maar in ieder geval snel genoeg om de klant tevreden te stellen. Wat betreft risicomanagement zou je het liefste iedere fiets ‘made to order’ bestellen, maar zo werkt het in de praktijk niet. Hier zijn enkele aandachtspunten om aan te geven hoe lastig lead time berekenen kan zijn in het complete traject:
Als je verschillende producten inkoopt bij meerdere leveranciers dan wordt de puzzel nog een stuk ingewikkelder. Met planning software kun je lead time opnemen zodat je weet welke goederen je kunt verschepen en waar er mogelijk bottlenecks aanwezig zijn.
Je kunt nooit 100 procent controle houden op alle variabelen. Je kunt wel een risicoanalyse toepassen om zo te bepalen waar mogelijke vertraging kan ontstaan. Hier zijn enkele opties om problemen met lead time op te lossen:
In plaats van 1000 fietsen bestellen per kwartaal kun je ook bijvoorbeeld 350 fietsen bestellen per maand. Zo is er continuïteit en als er vertraging optreedt dan heb je nog voorraad om dit op te vangen. Heeft dit invloed op de staffelkorting die je krijgt voor grotere afname? Dit hoeft niet als je de volledige bestelling plaatst met afspraak om in delen te leveren. Sterker nog, dit kan voor de fabrikant ook voordeel opleveren omdat ze hier hun capaciteit op kunnen instellen.
Het is niet slim om op één paard te wedden. Er zijn meer fabrieken die in staat zijn om dezelfde producten te maken. Als je werkt met meerdere leveranciers dan beperk je de risico’s aanzienlijk. Als grondstoffen gewoon niet leverbaar zijn dan biedt dit geen oplossing natuurlijk. Maar het is mogelijk dat een fabriek stil komt te liggen vanwege een controle, ziekte onder werknemers of de hele tent gaat plotseling failliet.
Dit is een zeer effectieve manier om de risico’s van lead time te beperken. Jouw forwarding organisatie kan namelijk goederen en halffabrikaten tijdelijk opslaan in het productieland. Zo kun je de voorraad aanvullen tot het moment dat je wilt verschepen. Of je hebt een partij fietsbellen en trappers die je op het juiste moment levert bij de fabriek die de assemblage verzorgt. Door slim opslag management ter plekke uit te voeren kun je meerdere scenario’s plannen. Is optie A niet mogelijk? Dan treedt optie B in werking.
Op het moment dat je een opdracht geeft aan de fabrikant start de lead time. Zorg dat je als opdrachtgever weet welke stappen er worden genomen en vraag om terugkoppeling. Zo kun je de voortgang monitoren en bij simultane tijdlijnen zicht houden op de progressie. Daarbij zullen er onvermijdelijk bedrijven of personen zijn die niet direct terugkoppeling geven of de situatie anders doen voorkomen dan ze in werkelijkheid zijn. Werk daarom samen met een lokaal contactpersoon die handelt in jouw belang en de cultuur kent. Je kunt in een spreadsheet werken met kleurcodering. Dan staat groen voor een proces dat is voltooid, rood betekent achterstand en zwart is een dood spoor.
Een andere reden om lead time nauwlettend bij te houden is de planning voor het transport. Jouw forwarder zal hier het meeste werk uitvoeren, bij iedere beslissing zijn er consequenties. Zo kun je vooraf ruimte voor een aantal pallets reserveren op een schip. Als je echter die pallets niet kunt vullen met goederen dan kan dit een dure grap worden. Als je echter wacht tot het laatste moment dan is er wellicht geen capaciteit meer op het schip en moet je wachten tot de volgende ronde.
Als je meer wilt weten over lead time en forwarding neem dan contact op met de specialisten van Ecommerceforwarding.nl.