Als het niet regent dan druppelt het. Bij het inkopen van goederen uit het buitenland is er vaak een flinke afname verplichting. Maar wat doe je als de leverancier niet alles kan leveren? Of als er goederen vanaf meerdere fabrieken komen? Dit zijn vragen die ons bij Ecommerceforwarding.nl vaak gesteld worden. Is 1 + 1 altijd 2?
Het is mogelijk dat een leverancier tijdelijk niet alles op voorraad heeft. Of van een specifiek product niet de aantallen kan leveren die je had gehoopt te bestellen. Dan moet je als ondernemer en importeur snel inspelen op de situatie. Als je op voorhand weet dat niet alles wat je bestelt op voorraad is dan spreken we van een backorder. Bij een deellevering wordt de bestelling in meerdere leveringen uitgevoerd, het is ook mogelijk dat alle producten pas worden geleverd als de volledige bestelling op voorraad is.
Zorg dat je op voorhand weet welke voorwaarden de leverancier hanteert. In veel gevallen is het prettig om alvast een deel van de bestelling te ontvangen, dit hangt wel sterk af van het type product. Het is bij backorders van groot belang dat de communicatie tussen inkoper en leverancier kraakhelder is. Anders kan het zomaar gebeuren dat je een deellevering krijgt waarvan de rest nooit aankomt. Bespreek met de forwarder onder welke condities goederen geleverd worden en waar de verantwoordelijkheden liggen.
De meeste vragen die vaak gesteld worden bij levering in delen zijn niet eenduidig te beantwoorden. Dit komt omdat je als inkoper een maatwerk overeenkomst aangaat met de leverancier. Laten we eens drie veelgestelde vragen bekijken.
Als je hogere volumes bestelt dan krijg je korting. Je hoeft geen doorgewinterde ondernemer te zijn om dit te doorzien. Stel, je bestelt 1000 stuks van een artikel. Na 999 stuks kom je in aanmerking voor een interessante korting. Maar de leverancier zal in delen leveren. Als je op voorhand 1000 stuks inkoopt dan heb je recht op de staffelkorting, ook als je niet direct alles geleverd krijgt. Dat is namelijk de verantwoordelijkheid van de leverancier. Als je ook in delen betaalt en deelfacturen ontvangt dan moet je opletten of alles netjes in de overeenkomst staat. Als er ergens ruis op de lijn zit dan is het mogelijk dat één of meerdere deelleveringen opeens duurder uitvallen.
Eenmaal 10 pallets verschepen is niet hetzelfde als tweemaal 5 pallets naar de klant sturen. Wat de meerkosten zijn is sterk afhankelijk van het type product en de route die deze goederen afleggen. Als jouw bestelling samen met andere orders wordt vervoerd dan maakt het niet altijd zoveel uit of je de levering in één of meerdere delen krijgt. De leverancier kan zo op capaciteit inplannen, niet op het aantal klanten. Als jouw levering in delen een lang traject moet afleggen dan kan het een kostbaar verhaal worden. Spreek goed af wie deze kosten betaalt, tot welk punt en onder welke condities. Zo kan jouw FOB-levering in delen een veel hoger prijskaartje krijgen.
Als de reis bijna ten einde is gekomen dan moet de vracht ingeklaard worden bij de douane. Aan de andere kant van de oceaan geldt hetzelfde. Iemand zal die inklaringskosten moeten betalen, maak hier duidelijke afspraken over. Als je bijvoorbeeld een bestelling plaatst die vanwege gebrek aan productiecapaciteit in delen wordt geleverd, dan is dit in principe de verantwoordelijkheid van de leverancier. Als je een grote bestelling plaatst, maar vanwege gebrek aan magazijnruimte de bestelling in delen geleverd wilt hebben, dan is het een ander verhaal. Leg daarom volledig vast wat je overeenkomt met de leverancier en onder welke voorwaarden. Een forwarder kan dit voor je regelen.
Als je werkt met meerdere leveranciers dan heeft dit zowel voordelen als nadelen. Enerzijds moet je meer regelen, anderzijds is de kans dat je zonder voorraad komt te zitten aanzienlijk kleiner. Allereerst moet je onderscheid maken tussen andere goederen van meerdere leveranciers of hetzelfde product die meerdere fabrieken voor je maken. Als je bijvoorbeeld jeans verkoopt en deze bij meerdere naaiateliers afneemt onder dezelfde condities dan loop je het risico dat niet iedere levering van dezelfde kwaliteit is. Sterker nog, als je bij dezelfde leverancier in delen geleverd krijgt dan is het mogelijk dat de tweede levering van mindere kwaliteit is. Bijvoorbeeld omdat de fabriek de productiecapaciteit opschroeft om aan de vraag te voldoen en daardoor concessies maakt op de kwaliteitscontrole. Voorkom dit soort situaties door kwaliteitscontroles ter plekke uit te laten voeren. Dat is beter dan fouten pas ontdekken als de vracht arriveert bij jouw zaak.
Op zich hoeft productie vanuit meerdere fabrieken geen problemen op te leveren. Je kunt er vaak zelfs voordeel mee doen omdat je scherpere prijzen kunt bedingen. Er is namelijk een risico voor de producent dat je voor een andere fabriek kiest. Zo houd je de producent scherp. Dit is een methode die de grootste merken op aarde toepassen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat in dezelfde smartphone stiekem een processor van een ander merk aanwezig is. De leverancier maakt geen onderscheid omdat de functionaliteit van het eindproduct overeenkomstig is, er kunnen echter series zijn die een afwijkende kwaliteit bieden. Let altijd op serienummers om bij uitval direct de bron op te sporen.
Naast een tekort aan capaciteit of grondstoffen is het ook mogelijk dat de producent niet de materialen kan inkopen om de producten in grote getale te leveren. In dat geval kunnen ze de inkomsten die ze van de klant ontvangen investeren om de rest van de order af te ronden. Deze manier van werken komt regelmatig voor, het is wel een risicovolle transactie. Als jouw leverancier een zeer kleine buffer heeft en van order tot order werkt dan bestaat de kans dat dit rijtje dominostenen ergens stopt met vallen. Er zijn helaas producenten die zichzelf groter voordoen dan dat ze zijn. Op het moment dat de order inclusief aanbetaling binnenkomt, wordt de productie pas opgestart. Dit gebeurt regelmatig met start-ups die prototypes aanprijzen als lopende band producten. Opschalen van productie capaciteit is zeer complexe materie en beloftes worden helaas niet altijd ingelost.
Werken met leveringen in delen hoeft lang niet altijd voor problemen te zorgen mits je duidelijke afspraken maakt. Zorg aan jouw kant dat de klanten tevreden zijn. Neem gerust contact op met de experts van Ecommerceforwarding.nl voor meer informatie over backorders, deelleveringen en forwarding mogelijkheden.